Cronograma de obras: como elaborar um cronograma eficaz?

O cronograma é parte fundamental de qualquer projeto na construção civil. Mas garantir um bom planejamento e uma boa execução não são tarefas simples. Nesse post vamos te apresentar um passo a passo de como realizar um bom cronograma de obras.

Pré-cronograma de obras

O primeiro passo para qualquer empreendimento é o estudo de viabilidade. É com ele que os investidores analisam se vale a pena entrar no negócio ou não. Em outra série trataremos sobre isso, mas agora podemos abordar um tópico muito subestimado por construtores: o pré-cronograma.

Na fase de estudo de viabilidade, faz-se um cronograma de obras estimado, o pré-cronograma. Em posse dele, é possível obter a taxa de retorno do investimento. Por exemplo: na comparação entre 2 projetos que dariam o mesmo lucro, com a diferença que um deles é executado mais rápido, o investidor deve preferir este último, dado o retorno por ano/mês ser maior. Essa etapa depende mais do que as outras da sua experiência em obras então, na falta dela, o método mais seguro para estimar os prazos é conversando com engenheiros com mais tempo de profissão e comparar o seu empreendimento a outros similares. É muito importante sempre contar com imprevistos, embutindo taxas de segurança, mensurar a eficiência do método construtivo, previsão de dias chuvosos (especialmente durante a fundação) etc.

Como a construção civil é um mercado cíclico, a data do lançamento dos empreendimentos deve ser, preferivelmente, em um momento em que a demanda pelo tipo imóvel estudado é alta.

Preparação dos dados

Antes de tudo é primordial entender o seguinte: o orçamento define “quanto” e o cronograma define “quando”. Com esses dois pontos definidos e comunicados a todos os envolvidos, o projeto tem maiores chances de ser um sucesso.

Com os projetos finalizados, é possível montar a EAP – Estrutura Analítica do Projeto (empreendimento), também conhecida como WBS. Ela mostra todas as atividades necessárias para o sucesso do empreendimento, além da ordem em que elas precisam ser executadas. Feito isso, torna-se possível extrair a quantidade de material e mão-de-obra necessários para cada atividade. Uma ferramenta muito útil nessa etapa é a planilha de composições da TCPO, que mostra quanto e quais insumos serão utilizados.

Vamos pegar como exemplo uma atividade: “alvenaria de vedação com bloco cerâmico”. Abrimos a planilha e calculamos quantos tijolos, argamassa, horas serão necessárias por metro quadrado dessa atividade.

Atividades e Marcos

As atividades de um cronograma de obras representam tudo o que precisa ser feito dentro de uma obra. Essas atividades podem englobar outras dentro do seu escopo. Por exemplo: na fase de infraestrutura, temos atividades como estaqueamento, que engloba furação, armação e concretagem de estacas, que por sua vez englobam outros serviços.

Dentro de um cronograma, é necessário definir o nível de detalhamento a ser utilizado e que vale mais a pena. É comum que um documento acabe ficando muito ou pouco detalhado e perca o sentido dentro do projeto.

Os marcos são pontos no tempo em que se inicia ou completa alguma fase estratégica. Estes, portanto, não possuem duração e têm como objetivo marcar metas para o empreendimento. Por exemplo: quando se termina de construir o showroom de vendas e organizar a parte correspondente do canteiro, é possível iniciar as vendas presenciais. Esse, então, é um marco interessante a ser adicionado para mostrar essa meta.

Relações de dependência no cronograma de obras

Ao elaborar cronograma de obras no MS Project, as atividades podem ser ligadas a outras para que indiquem suas relações. Por exemplo: para iniciar a atividade de superestrutura, é necessário que a fundação tenha sido concluída. Essa relação chamamos de fim – início.

Há casos em que é necessário que duas atividades iniciem ao mesmo tempo, então usamos a notação início – início. Quando devem terminar juntas, fim – fim, e assim vai. Uma das menos utilizadas, mas presente, é a início – fim, em que uma atividade depende de outra ter começado para terminar.

Quando é preciso que haja um tempo ocioso entre duas atividades, como no tempo de cura de concreto, adicionamos um “delay”:

Notação do “delay”: FI + 7dd (relação início – fim com 7 dias de delay).

A grande vantagem dessas definições é a possibilidade de remanejar o cronograma quando for necessário e nenhuma informação será perdida. A linha de base, que falaremos em um próximo post, depende muito desse conceito.

Linha de base

A linha de base é uma das informações mais importantes que um cronograma gera à equipe de planejamento e ao Engenheiro residente. Ela consiste em uma sequência das atividades cujos atrasos mínimos gerarão atraso no final do cronograma. Por exemplo: depois que a limpeza do terreno é terminada, algumas frentes de serviço se abrem. Se essa fase atrasar, tudo que vem depois vai atrasar, incluindo a entrega da obra, se nada for feito.

Existem várias atividades no projeto que não afetam a linha de base e, por isso, podem ser remanejadas de acordo com a necessidade, seja por causa de chuva, excesso de pessoas no canteiro ou por atraso nos serviços anteriores mesmo. Esses atrasos, desde que não cheguem à linha de base, não gerarão atraso na entrega da obra.

Finalizado o cronograma de obras, é marcada a linha de base original. Conforme a obra anda e imprevistos vão acontecendo (admita, ninguém nunca teve uma obra sem imprevistos, essa linha vai sendo estendida. Devemos sempre focar nossos esforços em controlar as atividades que mais afetam o global. Ao final do empreendimento, é possível compararmos a linha original com a executada e medir a eficiência, tanto do planejamento, quanto da execução. Com isso podemos adaptar os métodos para a próxima obra.

Histograma e ajustes

Depois de as atividades quantificadas e sequenciadas, é hora de elaborar o histograma de obra. Ele nada mais é do que um gráfico que nos diz quantas pessoas estarão trabalhando na obra ao mesmo tempo. Para isso, é preciso ter o tamanho das equipes que executarão cada atividade, mas você já fez isso na hora de calcular o tempo que cada atividade vai demorar.

Em uma obra residencial, é muito comum que o histograma tenha um pico durante as instalações hidráulicas e elétricas. Isso se dá por causa das muitas frentes de serviço que se abrem ao mesmo tempo. O excesso de pessoas no canteiro pode ser prejudicial ao bom andamento das coisas e deixar as estruturas de apoio do canteiro, como vestiário, refeitório e dormitório, mais caras, já que têm que suportar mais gente.

Para melhorar isso, podemos ajustar o momento em que as atividades iniciam e até o tamanho das equipes. Claro que isso poderá causar um atraso na entrega, caso as atividades a serem ajustadas façam parte da linha de base. É necessário pesar os prós e contras.

Não custa lembrar que é interessante que se use um software especializado para essa etapa, já que nele podemos indicar os recursos (hora de mão-de-obra, hora de máquina, etc) despendidos na atividade e, a cada mudança, todo o cronograma é ajustado automaticamente.

Controle do cronograma de obras

Finalmente chegamos à parte em que vemos o projeto andar, com a alegria vem uma responsabilidade muito grande: controlar. Dentre uma imensidão de atitudes que podemos (e devemos) tomar, algumas são:

• 1. Defina metas para o mês, para a semana e até para o dia, dependendo do nível de controle desejado. NÃO proponha uma meta impossível à equipe tendo uma outra, mais realista, em mente. Esse processo deve ser uma construção entre engenheiro e encarregados para que todos estejam alinhados e a confiança se mantenha.

2. Meça o andamento dos serviços de forma sistemática e compare ao que foi estimado. Em poucos dias será possível perceber se haverá atrasos lá na frente e o que deve ser feito sobre isso.

3. Ajustes as atividades: por N motivos, as atividades podem ter que ser remanejadas conforme o projeto evolui. O foco dessas alterações devem ser atividades que não afetem a linha de base. Assim a entrega não será comprometida.

4. Converse! Muitos problemas podem ser resolvidos e até prevenidos se as pessoas envolvidas em um projetos tiverem comunicação franca e constante. Pedreiros e mestres de obra comumente têm muito mais experiência do que os engenheiros. Nunca subestime esse conhecimento.

Fechamento…

Passadas as várias etapas que discutimos nos posts anteriores, desde o cronograma estimado, elaboração e ajuste até o controle, chegou a hora de olhar para trás e ver o que deu certo e o que deu errado no nosso cronograma.

Chamamos essa etapa de: Lições Aprendidas

Nela, os erros e acertos são analisados de forma objetiva e com intuito de melhorar o processo a cada nova iteração, criando uma base de conhecimento para que os próximos empreendimentos sejam cada vez melhores.

Reunir-se com a equipe e elencar os pontos a desenvolver é a melhor forma de fazer isso. Afinal, quem melhor do que quem errou ou sofreu com o erro para contar o que houve. Da mesma forma para coisas boas: as pessoas que se beneficiaram de técnicas eficientes serão as maiores defensoras delas.

Munido dessas informações, traça-se um plano para colocar em prática todas as melhorias nos processos. Não esqueça de documentar, assim as outras obras, ou mesmo outros setores da empresa, poderão se beneficiar também.

Essas são as principais, mas com certeza há muito o que se aprofundar no tema. Seguindo nossa própria dica, vamos conversar e aumentar nosso conhecimento sobre o tema!

Veja, também, dicas sobre planejamento de obras, que tem tudo ver com cronograma!