10 pontos para melhorar sua gestão de projetos

Você trabalha em uma construtora ou é sócio de uma e passa por algumas dificuldades na parte administrativa e operacional dos projetos? Acredite, isso é muito comum. Atualmente, apesar de estarmos em um momento de alta tecnologia e performance das empresas, muitas delas pecam nesse ponto e a única opção é melhorar sua gestão de projetos.

Dada essa necessidade de melhoria na operação de uma obra, trouxemos esse conteúdo para o blog para trazer 10 pontos principais que ajudarão você e sua empresa a alavancar seu processo e melhorar sua gestão de projetos.

Onde isso tudo começou?

O gerenciamento de projetos começou na década de 1950 quando, nos Estados Unidos, começou-se a achar necessário controlar os processos com ferramentas mais robustas do que gráficos de Gantt e técnicas informais.

Um dos primeiros conceitos elaborados foi o “trio de ferro” ou “objetivos do gerenciamento de projeto”, que seriam:

• Escopo
• Cronograma
• Orçamento

No início o desenvolvimento era mais parecido com uma cascata, em que cada fase culmina na próxima:

• Iniciação
• Planejamento
• Execução
• Monitoramento e controle
• Encerramento

Ok, mas pode ser melhor, não?

SIIIMMM!

Hoje, com o PMBOK, temos várias áreas de conhecimento que se conectam durante todo o período do projeto e não são delimitadas por fases em que devem começar e terminar. Elas são o objetivo deste post:

Como melhorar sua gestão de projetos:

1. Integração do projeto

Para o sucesso de um projeto, é essencial garantir que as várias partes conversem a mesma língua e que os fatores se juntem para criar algo de valor.

O importante aqui é unificação, consolidação e articulação, o que significa não somente escolher o que é importante, mas também o que não é e fazer concessões em prol do bom andamento.

As habilidades mais importantes são: comunicação e priorização. Visto que, a partir desse módulo, o projeto andará como um organismo único.

2. Escopo do projeto

Basicamente definir o que é objeto do projeto e o que não é.

Além disso, é necessário definir quais serão as etapas que farão parte da execução e analisar se todas essas etapas geram valor ao produto.

3. Cronograma

Elaborar a ordem em que cada atividade será executada e quanto tempo será necessário, dados os recursos viabilizados em conjunto com nosso próximo item, o gerenciamento de custos.

Inclui também o controle sobre a execução de forma íntegra dos planos concebidos e o gerenciamento de mudanças, caso necessário.

Veja um post específico sobre esse assunto!

4. Custos

Nessa área de conhecimento, podemos destacar 4 atividades secundárias:

• Planejar o gerenciamento de custos: definir como será feito o controle sobre os custos do projeto;
• Estimar os custos: levantar os custos aproximados para a execução das atividades elencadas;
• Determinar orçamento: consolidar estimativas e cotações reais para ter-se uma base de custo realista
• Controlar os custos: medir a variação entre previsto e executado e agir de forma a diminuí-la e influenciar positivamente os fatores que geraram as diferenças

5. Qualidade

Para melhorar sua gestão de projetos em qualidade, é necessário determinar políticas de qualidade, requisitos, responsabilidades e objetivos e os processos de melhoria contínua.

6. Recursos

Também referida como recursos humanos, se refere aos processos de gestão das pessoas e equipes envolvidas no empreendimento e suas respectivas habilidades e capacidades, buscando utilizá-las de forma mais produtiva possível.

Uma tática muito utilizada, e que tem muito sucesso, é envolver as equipes já nas fases iniciais do projeto, assim elas se sentem mais parte do desenvolvimento.

7. Comunicação

O gerenciamento da comunicação do projeto é uma área de conhecimento muito subestimada, principalmente em construtoras menores que ainda não sentiram a necessidade ou o benefício de ter uma gestão eficiente da troca de informações entre os agentes.

Inclui fortemente a definição de sistemas de aprovação e de passagem de etapas entre equipes.

8. Riscos

O gerenciamento de riscos envolve a análise, identificação e planejamento das ações necessárias para mitigar, balancear, evitar ou aproveitar dos riscos envolvidos. “Aproveitar” pode parecer entranho quando tratamos desse assunto porque sempre pensamos em fatos que causem prejuízos, mas riscos podem ser coisas positivas também, por isso é importante prever os possíveis benefícios.

9. Aquisições

Inclui os processos e atividades necessárias para a compra, aquisição e contratação de recursos, como produtos ou materiais de construção. É nessa área que entra a área de compras e de suprimentos.

Se quiser saber mais sobre isso, entre em contato com um de nossos consultores pelo formulário de contato em www.zinz.com.br.

10. Partes Interessadas

Essa é uma das áreas mais importantes do PMBOK porque lida com os processos de identificação, planejamento, engajamento e gerenciamento das partes interessadas, que são todas as pessoas ou organizações que serão afetadas pelo empreendimento. Melhorar a relação com essas pessoas ou entidades significa melhorar sua gestão de projetos.

Se tomarmos como exemplo uma reforma em apartamento, teremos os mais óbvios:

• Construtora;
• Cliente

Mas temos também alguns que muitos engenheiros e construtores subestimam:

• Vizinhos;
• Síndico;
• Porteiro do prédio;
• Equipe de limpeza;
• Proprietários que alugam seus apartamentos;
• Arquiteto que concebeu a fachada;
• Engenheiro responsável pela estrutura.

Esses stakeholders (partes interessadas, em inglês) podem influenciar para o bem, tanto quanto para o mal, o empreendimento e por isso devem ser considerados com muito cuidado.

Comece estudando esses 10 itens na sua empresa e, aos poucos, vá implementando metodologias de melhoria que mitiguem cada vez mais as perdas e gargalos dos processos e veja sua empresa melhorar sua gestão de projetos.

Gostou desse conteúdo, comente nos comentários o que você achou. Vamos compartilhar ideias!!