Como equalizar propostas de cotação de uma negociação?

Você já deve saber que para obter uma ótima análise de mercado em relação a alguma compra que você irá realizar, é necessário que se faça uma série de solicitações de cotações daquele determinado material ou serviço. Em geral, é aconselhado que no mínimo se tenham 3 cotações de determinada compra para saber se aqui que você está comprando está com o preço dentro do esperado. Sem levar em consideração, nesse momento, a qualidade do produto ou serviço e pensando apenas na precificação, é importantíssimo que se saiba equalizar propostas de cotação, pois só assim conseguiremos classificar corretamente uma cotação.

Visto isso, para te ajudar, criamos este post para que você tenha a bagagem necessária para conseguir realizar a sua compra de forma mais assertiva.

Qual a importância de saber equalizar propostas de cotação?

Primeiramente, é importante citar que, apesar de nossos conteúdos serem voltados para construção civil, essa informação pode ser transcrita ou repassada para qualquer setor, visto que o modelo de equalização é o mesmo e o que muda são os detalhes de cada segmento.

Contudo, iremos usar como exemplo, para auxiliar no conteúdo, equalização de propostas para compra de material de construção para uma construtora.

Mas e por que é tão importante se preocupar com isso?

Veja bem…essa deveria ser a primeira preocupação de um comprador ao receber qualquer proposta de um fornecedor, visto que, se caso a construtora não tem esse cuidado prévio, é possível que ocorram erros de interpretação, que na entrega, poderão gerar consequências piores, como um material errado, marca errada, não entrega do produto por não ter frete incluso, enfim…

Logo, equalizar as cotações corretamente é de suma importância para que, lá na frente, não traga para você maiores dores de cabeça.

Como solicitar corretamente uma proposta de cotação?

O primeiro passo para uma equalização começa antes mesmo de um recebimento de proposta. Tudo se inicia no envio do escopo correto ao fornecedor, para que, dessa maneira, seja possível mitigar o máximo de dúvidas possível quanto a sua necessidade de compra.

Logo, você como construtora deve compreender que, da ótica do fornecedor, ele também possui um sistema interno, possui outras tarefas rotineiras, trabalha, geralmente, em horário comercial e, por isso, é importante que você envie a sua demanda o mais claro possível.

Caso você não possua um sistema de compras como a Zinz que realize todo esse processo para você, vamos imaginar que você vai enviar por e-mail uma planilha de excel com as informações de solicitação de cotação para o fornecedor. Logo, quais são as principais informações que deverão constar na planilha?

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Nós gostamos de separar essas informações em duas etapas: Cabeçalho e Corpo.

Cabeçalho

No topo do planilha, insira todas as informações entendidas como “gerais” da sua solicitação e que serão necessárias para o fornecedor calcular frete, análise de crédito, análise tributário, etc.

Logo, no cabeçalho da planilha (e por isso a chamamos assim) insira os seguintes dados:

• CNPJ de faturamento;
• Endereço de entrega;
• Data de entrega;
• Tipo de frete (CIF ou FOB);
• Observação geral (opcional);

Nessa área da planilha, é importante deixar alguns campos para que o fornecedor preencha também como cabeçalho, que são:

• Prazo de entrega (em dias);
• Prazo de pagamento (em dias);
• Comentário adicional (opcional);

Corpo

No que chamamos de “corpo” do escopo, basicamente, nos referimos ao escopo de material ou serviço solicitado. Aqui é importante entender o seguinte: quanto mais específico o comprador for no detalhamento do que ele precisa, menos dúvida irá gerar para o fornecedor e mais assertivo será a cotação.

Por isso, veja a seguir o que entendemos ser o necessário de informações que devem constar em uma tabela de corpo de solicitação de cotação:

• Nome material;
• Observação (opcional);
• Marca(s) sugeridas ou obrigatórias;
• Unidade de medida;
• Quantidade;

E assim como no cabeçalho, é necessário deixar um campo, para cada material, para preenchimento do fornecedor:

• Preço unitário (R$);

É possível também incluir uma coluna de “Preço total (R$)” que seria uma fórmula básica de “quantidade” vezes “preço unitário (R$)”, isso com o objetivo de ajudar o fornecedor a verificar se o que ele está cotando na planilha está de acordo com o que ele calculou no seu sistema interno.

Como equalizar propostas de cotação recebidas?

Estamos quase chegando a parte de realmente equalizarmos todas as propostas. Contudo, ainda é importante checarmos alguns detalhes, até mesmo no envio da solicitação ao fornecedor.

Para isso, ao enviar ao fornecedor a sua planilha de solicitação de cotação, caso você não possua uma plataforma de compras ou suprimentos que faça isso por você, deixe bem claro no e-mail as seguintes informações:

• Solicitar cuidado nas unidades de medidas;
• Solicitar que seja passado o preço UNITÁRIO;
• Em caso de serviço, solicite total verificação do escopo;

Em caso de qualquer dúvidas, ofereça seu contato ao fornecedor para que ele consiga te acessar mais rapidamente. Lembre-se, quanto menos dúvida, mais assertivo a cotação será.

Enviado a solicitação e escopo entendido pelo fornecedor, aguarde a sua proposta.

Após recebido o retorno, é possível que, mesmo que você tenha enviado um e-mail detalhado, planilha para preenchimento e contato para dúvidas, o fornecedor tenha realizado uma cotação dentro da plataforma interna deles e te enviado um PDF com os materiais solicitados.

Não fique triste, isso é muito comum e temos que entender o lado do fornecedor, até porque, eles também possuem seus processos internos de trabalho. Nesses casos, o cuidado deve ser o dobro na análise de equalização.

Mas, e como realizar uma equalização em todos esses casos distintos?

Vamos imaginar, nesse caso, que você, construtora, tenha solicitado 5 materiais de uma determinada categoria, exemplo: tubos e conexões, e depois de ter solicitado a demanda, 3 fornecedores enviaram suas propostas de cotação de maneiras distintas, como a seguir:

1. Preencheu a sua planilha com todas as informações solicitadas;
2. Não preencheu a sua planilha, porém enviou um arquivo em PDF;
3. Não preencheu a planilha, mas enviou a cotação do corpo do e-mail;

O primeiro cuidado necessário é que, nesses casos de não preenchimento da sua planilha, o fornecedor tende a não passar todas as informações necessárias para sua equalização. Por isso, faça essa primeira conferência de dados e, caso tenha algo faltante, já solicite um retorno.

Considerando que todas as informações necessárias já foram enviadas, vamos a equalização.

Perceba que temos 3 casos distintos de envio, enumerados acima.

Para ser possível equalizar, crie uma planilha simples com as seguintes colunas:

• Nome material;
• Unidade de medida;
• Quantidade;

Depois dessas colunas principais, insira uma coluna para cada fornecedor:

Fornecedor 1

Fornecedor 2

Fornecedor 3

Em cada linha abaixo do fornecedor, você incluirá os preços unitários de cada material. Acima dos nomes dos fornecedores, some o valor total de cada produto para obter o custo total de cada proposta.

Nesse momento, você precisará fazer uma análise importante. No momento que você transcrever o preço da proposta para sua planilha, é importante conferir se o fornecedor realmente te passou os preços unitários e se as unidades de medida da cotação é o mesmo que você colocou na planilha.

Caso o fornecedor utilize uma unidade de medida diferente, entre em contato com ele para que seja possível realizar a conversão de unidade.

Pronto, depois de equalizar propostas de cotação, está tudo pronto para sua análise e decisão de compra.

Lembre-se, preço não é tudo e, por isso, é necessário realizar uma análise de qualidade e entrega do fornecedor e seus respectivos materiais, porém, isso é assunto para o próximo post!

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