Como guardar os documentos do condomínio
Quem nunca quis fazer uma reforma em casa, como tirar uma parede ou colocar um parafuso e não fazia ideia se podia fazer isso ou não? Em muitas intervenções, é essencial que se conheça a história do prédio para saber se certas mudanças são possíveis. Isso tudo é possível, caso a incorporadora ou mesmo o condomínio tenha se preocupado em como guardar os documentos do condomínio!
É do interesse de todos que esses arquivos estejam disponíveis para os moradores e autoridades acessarem, mas quem tem que se preocupar com isso? É o que vamos responder nesse post!
Falamos muito sobre a guarda de documentos do condomínio em nosso episódio 5 do podcast Café na Obra, assista abaixo!
Veja mais episódios do Café na Obra na playlist do youtube.
De quem é o interesse de guardar os documentos?
Apesar de não termos especificação de quem é responsável por cada coisa, cada documento tem um propósito específico e causa um certo prejuízo no caso de falta. Isso nos leva a entender que os interessados devem cuidar dos seus possíveis passivos. Veja na tabela abaixo quem precisa de quais documentos:
| TIPOS DE DOCUMENTOS | PRAZO DA GUARDA | INCORPORADORA | CONSTRUTORA | CONDOMÍNIO |
| Apólices de Seguro de Vida | 5 anos após a vigência | ✔️ | ||
| Cartão de CNPJ | Permanentemente | ✔️ | ||
| DARF IRRF | 7 anos | ✔️ | ||
| DARF PIS | 10 anos | ✔️ | ||
| DIRF | 7 anos | ✔️ | ||
| Exames Médicos (Adm, Dem. Periódico) | 20 anos | ✔️ | ✔️ | |
| GFIP (FGTS – RE / GR) | 35 anos | ✔️ | ✔️ | |
| Folha de Pagamento | 35 anos | ✔️ | ✔️ | |
| Folha de Ponto | 6 anos | ✔️ | ✔️ | |
| Formulário CAGED | 10 anos | ✔️ | ✔️ | |
| GR Contribuição Sindical / Assistencial | 7 anos | ✔️ | ✔️ | |
| Guia de Previdência Social – GPS | 35 anos | ✔️ | ✔️ | |
| Holerite / Recibos de Pagamento | 10 anos | ✔️ | ✔️ | |
| Laudo PPRA | 20 anos | ✔️ | ✔️ | |
| Livro de Inspeção do Trabalho | Permanentemente | ✔️ | ✔️ | |
| Processos Trabalhistas | Permanentemente | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Prontuários de Funcionários | Permanentemente | ✔️ | ✔️ | |
| RAIS | Indeterminado, mas recomenda-se permanentemente | ✔️ | ✔️ | |
| Recibo de Vale Refeição / Cesta Básica | 10 anos | ✔️ | ✔️ | |
| Recibo de Vale Transporte | 10 anos | ✔️ | ✔️ | |
| Dossiê (Convenção / Especificação) | Permanentemente | ✔️ | ✔️ | |
| Extratos Bancários | 1 ano | ✔️ | ✔️ | |
| GPS – Seguridade Social | 10 anos | ✔️ | ✔️ | |
| Livros de Atas de assembleia | 10 anos | ✔️ | ✔️ | |
| Orçamentos / Contratos de Obras | Até findar a garantia | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Pastas de Prestação de Contas | 10 anos | ✔️ | ||
| Plantas do Condomínio | Permanentemente | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Seguros de Incêndio – Apólice | 5 anos após a vigência | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
Se você não sabe bem qual a diferença entre incorporadora, construtora e até empreiteira, veja esse artigo!
Manutenção predial e a documentação do condomínio
Como o Antonio comentou durante o episódio, há uma dificuldade tremenda em se contratar ou executar manutenções, sejam elas preventivas ou corretivas, quando não se tem acesso aos projetos originais e alterações.
Ele comentou o caso em que as lareiras de um prédio de dezenas de andares começaram a soltar fumaça, em vez de sugar. Nessa oportunidade, ele gastou mais de 12 meses para resolver os problemas.
A contratação de serviços sem acesso aos projetos
Quanto acontece assim, o ideal é contratar, primeiramente, um engenheiro civil independente para analisar a estrutura e emitir um laudo do que deve ser feito e como deve ser feito. Com o laudo em mãos, aí sim é possível contratar a empresa para a manutenção.
